Effektiv sagsbehandling
Effektiv sagsbehandling handler ikke om, at medarbejderne skal finde veje til at løbe hurtigere, står tidligere op og rubber neglene. Det handler heller ikke om at skynde sig eller kunne mere på mindre tid. Derimod har vi med effektiv sagsbehandling fokus på at fjerne bøvl og byrder, som flytter fokus fra det vigtige.
Vi skal bruge vores ressourcer, så det er mest muligt til gavn for borgerne. Derfor skal vi undgå at sagsoplyse parallelt og flere gange, og vi skal undgå at skabe indsatser, der er konkurrerende med hinanden.
Det gør, at vi kan nå mere på samme tid, løse flere sager og skabe mere værdi for borgeren.
Øg effektiviteten uden at skade værdien
Den tid og de ressourcer, vi bruger på sagsbehandlingen, skal være mindst mulig en bremse for, at borgeren kan komme i gang med at opnå et bedre liv, få en aktiv dagligdag eller komme i gang med rehabilitering.
Derfor er hurtige indsatser og en hurtig afklaring af, hvad der er muligt, og hvad der ikke er muligt vigtigt. Ventetiden på at finde ud af, om man er berettiget til støtte, hvad den skal bestå af, hvordan man selv kan komme i gang er lang og frustrerende for borgeren.
Men effektiviteten må ikke ske på bekostning af kvaliteten, og derfor har vi altid tre perspektiver med, når vi hjælper kommuner med at skabe en mere effektiv sagsbehandling:
- Det skal være effektivt, og vi skal undgå dobbeltarbejde.
- Retssikkerheden skal overholdes, og der skal være fokus på det rehabiliteringsfaglige.
- Det skal være værdiskabende for borgeren.
Derfor bliver sagsbehandlingen ineffektiv
Sagsbehandlingsprocesser har det med at sande til og få grus i maskineriet af forskellige årsager. Det er ikke fordi, vi ikke prioriterer effektiviteten. Men der kan ske mange ting i det komplekse, offenlige system, og vi ser typisk at:
- Vi glemmer at luge ud i procedurer og måder at dokumentere på, vi gør ting der engang var vigtige men ikke er det længere.
- Vi bygger en masse processer op for hinanden, som kan være meget langsommelige, fordi den ene skal sætte hak et sted før den anden kan tage over.
- Arbejdskæderne kan ikke forløbe smidigt, og man går hurtigt i stå, fordi man mangler input eller viden.
- Midt i alt dette kan vi glemme at se på det fra borgerens perspektiv. Hvad er for dem et ønskværdigt forløb og en god borgerrejse?
Tre veje til at skabe effektiv sagsbehandling
Når vi arbejder med at øge effektiviteten af sagsbehandlingen kan processen være bygget op om disse tre temaer:
- Hvad er det vigtigste, der skal ske i værdiflowet? Fra et borgerperspektiv, retssikkerhedsperspektiv og fagligt perspektiv.
- Identificer spild. Hvor er det, det bliver svært? Hvor sander det til? Vi tager udgangspunkt i medarbejdernes og borgernes oplevelser fra praksis.
- Design af nye løsninger til praksis. Vi afprøver og justerer de løsningerne sammen.
Har du spørgsmål?
Du er altid velkommen til at kontakte chefkonsulent Christian, hvis du vil høre, hvordan vi kan hjælpe jer med at skabe en mere effektiv sagsbehandling.
