Egedal viser vejen for mere tværgående og helhedsorienteret samarbejde

“Det er blevet mine mål, vi arbejder efter – det jeg gerne vil…
Nu sker der endelig noget i min sag og det hele er samlet et sted… Der bliver taget hånd om mig.
Jeg ved min sagsbehandler har min ryg og tillid til mig.”

Ordene her taler for sig selv og er det, der kommer først frem, når vi har spurgt om borgernes oplevelserne med 1plan i Egedal.

Substans Konsulenthus har været med på en del af rejsen i Egedal. Sammen med ledere og medarbejdere har vi designet, hvad der skal ske i det tværfaglige samspil – både back stage og i kontakten til borgerne. Sammen har vi tegnet stationerne på borgerrejsen – ikke som de ser ud i fagsystemet og med indgroede regler eller kulturer, men fra et borgerperspektiv. Artiklen her er til inspiration i kommunernes udvikling af mere helhedsorienterede indsatser. Hør hvad visionen var fra start. Få indblik i fem enkle stationer på borgerrejsen og de greb ledere og medarbejdere har designet som løsningen.

Når det er enkelt får man overblik og kan bedre være kaptajn

Vi har spurgt Tim, Ann-Mari og Emil om deres oplevelser. De er et udpluk af stemmer fra de ca. 100 borgere, som er blevet en del af Team 1plan i Egedal. De fortæller fra et liv, der nu er med håb om job, uddannelse og en hverdag ligesom alle andre. De fortæller, fordi de har oplevet en ny og anderledes kommune. Og fordi de ønsker, at færre skal opleve det, der førhen kendetegnede deres samarbejde med Kommunen.

Ann-Mari har tidligere haft 16 forskellige kontaktpersoner på 6 år. De havde sjældent sat sig ind i hendes sag, så hun skulle fortælle om hendes udfordringer om og om igen. Tim fortæller om aktiveringstilbud som ren passiv parkering uden mening. Emil fortæller om mistillid og manglende overblik.

Tillid har været en nøgle i Egedal. Tillid til borgerne og til, at medarbejderne på tværs af afdelinger i tæt tværfagligt samspil og ved tage borgernes perspektiv kan finde en mere enkelt vej. For ledergruppen og direktør Sune Impgaard Schou var vision helt klar og enkelt: ”Vi får flere i job og uddannelse, hvis vi gør det mere enkelt, overskueligt og hvis borgerne får lov til at være aktive medskabere”. Opgaven til Substans var at hjælpe ledere og medarbejdere til struktur og fælles sprog om samspillet.

”Med team 1plan sætter vi medarbejderne fri til at gøre det, de allerhelst vil.
Nemlig at tage afsæt i borgernes drømme og håb. Med drømmen i hånden kræver det så en god portion mod af ledere og medarbejdere. Så skal vi nemlig kunne være kreative finde den gode løsning og først bagefter vende os mod det virvar af krav i paragraffer og procedurebeskrivelser, vi efterhånden har etableret.
Vi giver borgerne én samlet løsning, én udredning, én afgørelse”.
– Sune Impgaard Schou

Hvorfor det enkle kan være svært nok

Det kan lyde enkelt, men flere dilemmaer pressede sig på: Hvordan samler man sagsbehandlingen i jobcenteret, og på det specialiserede voksenområde hos én person uden at gå på kompromis med specialist viden og høj kvalitet? Hvordan inviterer vi borgerne til at drømme samtidig med, at vi stiller de krav, der er i jobcentret? Og hvordan kan vi gøre hele dokumentationsarbejdet mere enkelt og borgerrettet? Hvordan kommer borgerne selv til at bestemme de trin, vi skal gå fremfor at lade procedurer og proceskrav styre?

Det er velkendte paradokser. Når det kommer til de mest udsatte, er vores velfærdssystem så specialiseret og styret af paragraffer fra adskilte lovgivninger med adskilte og uens prioriteringer, at det er en uoverskuelig jungle. Det er blevet super komplekst, hvor vi som system egentlig burde gøre det enkelt!

Ingredienserne i Egedal

Skiftende regeringer har barslet med ny hovedlov, sammenhængsreform, nærhedsreform og nu en velfærdslov. Mens vi venter, har de taget hånd om problematikken i Egedal Kommune. Her får du ingredienserne i designet kort fortalt og medarbejdernes oplevelse af processen. Det handler om:

Et fælles design af borgerrejsen: Fælles forståelse for processen, ansvar og roller gør det tværfaglige samspil bedre. Fælles redskaber til møder, afgørelser, kommunikationen ved hver station.
1plan: Borgerne skal have én samlet plan med afsæt i deres drømme
1plan koordinator: Borgerne skal have én person, der har samlet ansvar for sagen, så der kan skabes tillid og kontinuitet hos en samlende person.
Tværfagligt samspil: Plankoordinatoren indgår i et tværfagligt samspil med kollegaer fra forskellige afdelinger, får rådgivning og sparring i sagerne.
Tværgående ledelse: 1plan teamet skal ledes tværfagligt, så teamet har den rette faglige kvalitet borgerkontakten og så der følges op på resultater og budgetmål på tværs af socialområdet og beskæftigelse.

”I starten var det lidt kaotisk. Vi havde ingen rettesnor for, hvordan vi skulle gå til opgaven og en masse uafklarede spørgsmål. Hvordan og hvornår involverer vi kollegaer rundt omkring i organisationen? Hvordan ser borgernes ene plan egentlig ud? Og hvordan får vi borgerne gjort aktive i tilrettelæggelsen? Det har vi mere klarhed over nu – og det styrker samspillet”
Ditte Hansen, 1plan koordinator

”Det har været en kreativ proces i forløbet med Substans, hvor vi som medarbejdere har kunnet bidrage med vores erfaringer og metoder, men vi er også blevet udfordret til nye måder at facilitere møder på ved at skrive og tegne sammen med borgerne.”
Tanja Nygaard Rasmussen, 1plan koordinator

”Der har hele tiden været stor og tydelig opbakning fra ledelsen. Vi har stadig en hel del udvikling foran os. Vi har stadig behov for at tænke nyt og udvikle, for eksempel rammerne vi mødes med borgerne i, så vi er bedre til for eksempel at gå en tur, eller tænke frivillige og netværket ind.”
Katja Banke Hundebøl, 1plan koordinator

Se designet fra Egedal herunder. Svensknøglerne indikerer små værktøjsikoner, man kan klikke på for at få skabeloner, guides og arbejdsgange frem.

Tværgående ledelse

Team 1plan ledes af teamleder Mette Møller Wendrich. Hun mødes en gang om måneden sammen med personaleledere fra jobcentret og socialområdet i en tværgående ledergruppe. Mettes ledelsesopgave er både indad i teamet. Men i høj grad også tværgående idet Team 1plan har et tæt samspil med en række udførende parter fra andre afdelinger, for eksempel virksomhedskonsulenter og bo-støtter. Sammen med de øvrige ledere følger Mette op på effektmål for borgerne i 1plan og kvaliteten i samarbejdet.

”På møderne arbejder vi både med processen og resultatet. Det er vigtigt for os, hvordan vi giver medarbejderne bedst mulige rammer i det tværfaglige samspil, men også om vi opnår resultater. Vi lykkes kun, når vi samarbejder på tværs af afdelinger”.
Mette Møller Wendrich, teamleder

Substans har bidraget til grebet om den tværfaglige styring, ved sammen med teamet, at udarbejde et måleværktøj på borgernes oplevelse af fremgang i forhold til en række fastlagte temaer (progressionsmåling). Det giver både medarbejdere og ledere et overblik over, om der er fremgang i sagerne og under hvilke temaer, der måske er behov for bedre støtte til borgerne.

I Substans anbefaler vi og vejleder til, hvordan ledere i tværgående ledelsesteams kan tilrettelægge modeller for sådanne tværgående lederaudits. Egedal er et meget godt eksempel, hvor lederne løbende evaluerer sagerne og samarbejdet, både i forhold til det fælles design for sammenhængende borgerforløb, men i høj grad også ud fra borgernes oplevelser og fremgangen i sagerne.